Struktur för att minska stress? Ja, men gör det enkelt för dig själv, av Stefan Lundgren

Människor, precis som datorer, fungerar bättre med fokus.

Jag brukar oftast skriva om mitt favoritämne coaching som något att utgå från vid utveckling av ledarskap i organisationer. Men den här gången tänkte jag i stället skriva om hur man kan slippa onödig stress genom att hantera sina arbetsuppgifter på ett strukturerat sätt.

Jag pluggade till civilingenjör i Uppsala under första halvan av 1980-talet. Då fick jag lära mig att det finns ett begrepp i datorvärlden som heter thrashing. Det används för att beskriva när en dator spenderar mer tid på att byta mellan olika processer än att faktiskt utföra det arbete processerna är tänkta att göra. Detta leder till att datorn blir långsammare och ineffektiv. Intressant nog kan samma fenomen observeras i våra egna liv när vi försöker göra för många saker samtidigt.

När vi jonglerar för många uppgifter på en gång, liknar det thrashing

Vi hoppar från uppgift till uppgift, men spenderar mycket tid och energi på att byta fokus, ibland mer än vi lägger på att faktiskt få något gjort. Resultatet blir att vi känner oss stressade, trötta och mindre produktiva än vi skulle vara om vi bara fokuserade på en sak i taget.

För att undvika detta har det utvecklats många olika processer och system för att organisera arbetsuppgifter. Oavsett om det handlar om att använda Att göra-listor, kalenderblockeringar eller någon annan metod, är målet att minska ”det mentala processbytet" och maximera den tid vi spenderar på att utföra värdefullt arbete.

Men här finns en paradox

Ju mer komplicerad processen blir, desto större är risken att själva processen i sig skapar en form av thrashing. Om vi lägger för mycket tid på att organisera, omstrukturera och omprioritera våra uppgifter, minskar den tid och energi vi har kvar för att faktiskt slutföra dem. Hur många har inte till exempel skrivit om en Att göra-lista i annan ordning i stället för att faktiskt utföra någon av aktiviteterna på den? Eller kanske funderat över prioriteringsordningen mellan två aktiviteter som man i efterhand märkte att man inte ens behövde…

Därför är det viktigt att hitta enklast möjliga nivå som fungerar för en själv och sedan hålla sig till den. Ett enkelt system som man verkligen använder är betydligt mer effektivt än ett komplicerat system som man ständigt kämpar med att upprätthålla. Den verkliga vinsten ligger i att minimera thrashing både i våra datorer och i våra egna liv – genom att fokusera på det som verkligen betyder något och att göra det med full uppmärksamhet.

När du nästa gång känner dig överväldigad av alla uppgifter på din lista, tänk på thrashing. Kanske är det dags att skala ner, fokusera på det viktigaste och låta resten vänta. Din hjärna, precis som din dator, fungerar bäst när den får arbeta med ett begränsat antal saker i taget.

En enkel Kanban-tavla: Struktur utan komplexitet

Ett enkelt men effektivt system för att hantera uppgifter är en Kanban-tavla. Ursprungligen från den japanska tillverkningsindustrin, har Kanban utvecklats till en populär metod för att visualisera och hantera arbetsflöden och den fungerar lika bra för personliga uppgifter som för teamarbete.

En grundläggande och enkel Kanban-tavla kan delas in i tre kolumner:

1. Att göra: Här listar du alla uppgifter som du behöver ta itu med, men som du ännu inte har påbörjat. Det här är din samling av allt som kräver din uppmärksamhet, men som du ännu inte har åtagit dig att utföra just nu.
2. Pågående: I den här kolumnen placerar du de uppgifter som du har valt att fokusera på just nu. Tanken är att hålla antalet uppgifter här till ett minimum, så att du kan ge dem din fulla uppmärksamhet. Att ha för många uppgifter i denna kolumn kan leda till thrashing, precis som vi diskuterade tidigare. Målet är att undvika detta genom att bara fokusera på ett fåtal saker åt gången. Du väljer själv vilket som ska vara ditt eget max-antal.
3. Klart: När en uppgift är slutförd, flyttas den till denna kolumn. Det ger en visuell representation av dina framsteg och hjälper till att skapa en känsla av prestation. Samtidigt frigörs utrymme i "Pågående"-kolumnen, vilket gör plats för nästa uppgift från "Att göra".

Att använda en Kanban-tavla handlar inte bara om att organisera dina uppgifter, utan om att skapa ett arbetsflöde som möjliggör fokus och framsteg utan överväldigande komplexitet. Det är ett verktyg som är lika kraftfullt i sin enkelhet som i sin förmåga att hålla dig på rätt spår, dag efter dag. Du kan göra tavlan digital så att du kommer åt den från olika datorer och telefoner, eller analog, kanske med Post-It-lappar på en fysisk tavla.

En process är bara effektiv om den används

Oavsett hur elegant en process är, så är den bara effektiv om den faktiskt används. Även med en så enkel metod som Kanban krävs det att du konsekvent följer processen för att den ska ge resultat. Det handlar om att göra en vana av att uppdatera din tavla, flytta uppgifter framåt och att inte fylla på "Pågående"-kolumnen med mer än du kan hantera.

Nyckeln till framgång ligger i att hitta en metod som är så enkel att du kan hålla fast vid den, men tillräckligt effektiv för att driva dig framåt. Kanban är ett utmärkt exempel på detta, men oavsett vilken metod du väljer, kom ihåg att dess styrka ligger i din konsekventa användning av den. När du väl har hittat din metod och rätt balans, kommer du att märka att dina dagar flyter smidigare och att du får mer gjort med mindre stress.

Lycka till!

 

/Stefan Lundgren