Hur gör man en lyckad rekrytering, Oskar?

Oskar Aili har förutom utvecklings- och utbildningsinsatser även arbetat mycket med rekrytering inom både offentlig förvaltning och det privata näringslivet. Vi frågar Oskar om rekrytering.

Hur ser en bra rekryteringsprocess ut?

Det kan se lite olika ut beroende på tid, ekonomiska resurser m.m. men alla bra rekryteringsprocesser börjar med en noggrann behovsanalys. Den ska ligga till grund för allting och är den som kandidaterna ska jämföras med. Det kanske låter självklart men har man inte helt klart för sig vad det är man behöver kommer det också bli svårt att hitta rätt person. 

Förutom det så kännetecknas en bra rekryteringsprocess av struktur, att det finns en logisk följd och tydliga steg i processen. Att utvärderingen av kandidaterna sker systematiskt är också viktigt likväl som att kandidaterna har en positiv upplevelse oavsett om de får tjänsten i slutänden eller inte.

Vad är viktigt att tänka på vid en rekrytering?

Har man gjort en ordentlig behovsanalys och kravspecifikation samt har satt en lämplig struktur tror jag balansen mellan systematik och en positiv kandidatupplevelse är viktigt. 

Forskning har visat att ett systematisk tillvägagångssätt i utvärderingen av kandidater, t.ex. med hjälp av tester, bättre kan förutsäga en arbetsprestation än vad vi människor kan genom exempelvis ostrukturerade intervjuer. Men en rekryteringsprocess med enbart tester, om man ska hårdra det, där kandidaten får lite kontakt med organisationen man eventuellt ska börja arbeta för ger sannolikt inte en positiv kandidatupplevelse. I kontakten med kandidaterna kan man stärka den egna organisation som varumärke och få kandidaten att känna sig engagerad i tjänsten vilket gör det troligare att de accepterar ett eventuellt erbjudande längre fram. Så att hitta balansen där tror jag är viktig.

Finns det något man bör undvika, några fallgropar att se upp med?

Något som jag får höra förvånansvärt ofta från olika håll är att kommunikationen gentemot kandidaterna brister. Man vet inte hur rekryteringsprocessen ser ut eller får inget besked huruvida man gått vidare eller inte (då har man iofs oftast inte gått vidare). Jag hörde ett exempel för ett tag sedan där en person fått meddelande om att hen inte gått vidare i  en process sju månader efter den senaste kontakten. Det är något man definitivt ska undvika. Försök hålla kandidaterna informerade i varje steg av processen och var så transparent som möjligt, det gynnar kandidatupplevelsen. 

Något annat man ska undvika är att ”översälja” tjänsten man rekryterar till. Försök peka på det intressanta i tjänsten men var så sanningsenlig som möjligt.  

En klassisk fallgrop som jag fortfarande stöter på är att man pratar om ”magkänslan”, att en kandidat känns rätt. Vi människor har en tendens att begå s.k. attributionsfel vilket innebär att vi tillskriver en annan person egenskaper utifrån felaktiga grunder, därmed kan magkänslan lura oss att en kandidat är bättre, eller sämre, än vad hen faktiskt är.

Vilka trender ser du när det gäller rekryteringar idag?

Digitaliseringen har ju ökat överlag de senaste åren och där är rekrytering inget undantag. Fler intervjuer sker t.ex. genom videosamtal och processerna blir mer datadrivna, d.v.s. tester appliceras i större utsträckning och även tidigare i processerna jämfört med tidigare. 

De organisationer som ligger i framkant när det gäller att attrahera och rekrytera talanger har också gått ifrån den ganska specifika jobbannonsen och arbetar istället med ”pipelines”. Det innebär kortfattat att för den kompetens man efterfrågar tillåter man en större bredd hos kandidaternas bakgrund. 

En annan trend, om man nu kan kalla det en trend, är att konkurrensen om talang blir allt högre vilket ställer krav på mer än bara rekryteringsprocessen. Att ha ett starkt varumärke och aktivt arbeta med det, s.k. employer branding, är viktigt likväl som onboarding för att de personer som man rekryterar snabbt ska komma in i arbetet och organisationen.

Användningen av sociala medier har också ökat. Facebook, Instagram, LinkedIn m.m. används som plattform för annonsering och särskilt LinkedIn har blivit ett viktigt verktyg när det gäller search av kandidater. 

Betydelsen av det personliga brevet börjar kanske minska. Jag upplever att det anpassas, eller åtminstone försöker anpassas, väldigt mycket utifrån vad man tror att den rekryterande organisationen vill höra och ett urval som baseras på detta blir då ganska osäkert.

Vilka testverktyg använder ni och hur ser du på testverktyg generellt?

Vi använder oss av Ascend från Assessio som inkluderar personlighetstesten MAP och MAPX som bygger på fem faktor modellen, samt testet Matrigma som mäter logiskt tänkande. De är vetenskapligt förankrade och fångar de aspekter hos kandidaterna som vi tycker är relevanta i en rekryteringsprocess. 

Som jag redan har varit inne på så fyller tester en funktion i och med att de hjälper till att systematisera arbetet och ger en indikation på hur kandidaten kan komma att prestera i sitt arbete. Sen ska testerna sättas i relation till vad som framkommer i exempelvis intervjuer, referenstagning och så vidare. 

Det finns dock en uppsjö av olika tester på marknaden av varierande kvalitet så välj med omsorg.

Några råd och tips du vill ge till den som ska rekrytera?

• Var noggrann i uppstarten och stressa inte igenom behovsanalysen. Det kan skapa problem och tidsspill längre fram.
• Det kan kännas fyrkantigt, men sätt en struktur och håll dig till den.
• Tänk varumärke och se varje kontakt med en kandidat som ett marknadsföringstillfälle av den egna organisationen.

Tack Oskar! Finns det någonting du kan berätta om dig själv, som inte finns att läsa på hemsidan?

Har en dotter på 8 månader så den lediga tiden går åt till lek, matträning och se till att minimera antalet bulor när hon utforskar omvärlden. Har ett stort intresse av idrott och träning där basket har varit en stor del av mitt liv, både som spelare och som ungdomscoach. Bor i Stockholm tillsammans med min sambo, dotter och katterna Loke och Atlas.