Hur kör du egentligen - och vad säger det om dig som ledare?

Jag tänkte att vi skulle börja med en liten reflektionsövning; Låt oss säga att du kör bil på en väg med fartsänkande åtgärder så att det står hinder med jämna mellanrum för körfälten. Hindren gör så att bilar inte kan mötas utan man måste vänta in en mötande bil. Om du möter någon och den du möter har ett hinder på sin sida och alltså får stanna och vänta tills du passerat – tackar du då med en vinkning eller tänker du att den mötande bara följer reglerna och att du därför inte behöver känna tacksamhet?

Jag säger inte att du måste tacka alla i trafiken för att de följer reglerna, men jag menar att om du faktiskt gör det så tänker du som en medveten ledare – du uppmuntrar det goda beteendet och ökar chansen att det upprepas.

Vi kan driva exemplet ett snäpp till. Att aldrig ge återkoppling i trafiken för ett gott bemötande – eftersom det är enligt trafikreglerna – är som att aldrig ge återkoppling på rätt beteende hos en medarbetare eftersom det ju är det som medarbetaren får lön för; att göra rätt. Sedan kanske man inte ska driva analogin för långt. Det brukar inte vara populärt att ge återkoppling på saker man inte gillar i trafiken, även om många känner sig kallade i den rollen.

Vad är då meningen med reflektionsövningen? Kanske att lära sig någonting om sig själv. Om du aldrig tackar i trafiken – innebär det då att du har en preferens för att tycka att det som görs rätt är självklart och inte ska uppmärksammas? Märks denna preferens också i ditt ledarskap? Du kanske tycker att det är helt olika saker och det är helt OK att tycka. Mitt syfte är att du åtminstone ska tänka efter och reflektera över ditt ledarskap utifrån denna enkla tankeövning.

På samma sätt som en vänlig vinkning kan förstärka positiva beteenden i trafiken, kan återkoppling inom organisationer göra samma sak – det handlar om att styra mot önskat beteende.

Låt oss bli lite teoretiska för en stund och se på organisationen som ett system med indata och utdata. Indata representerar de förutsättningar som finns för att utföra en arbetsuppgift, medan utdata är resultatet av arbetet. Resultatet får konsekvenser – positiva eller negativa – beroende på om det når upp till förväntningarna. För att styra systemet mot bättre resultat krävs återkoppling: information om utfallet behöver återmatas till systemets indata så att förutsättningarna kan justeras och förbättras. Det är så vi styr – genom att skapa en återkopplingsslinga som driver utveckling och optimerar prestationer.

OK, slut på teorin. Vad säger det här om att styra en organisation med individer? Med återmatning (återkoppling) kan vi styra beteenden. Det är så enkelt som att vi berättar för våra medarbetare hur resultatet av deras arbete är (eller åtminstone hur vi ser på det). Att ge återkoppling på ett positivt utfall är enklare än på ett negativt. Men fortfarande är det positiva inte trivialt eller utan värde. Att förstärka ett gott utfall med en positiv återkoppling är att förstärka det positiva beteendet. Dessutom visar du att du ser och uppskattar beteendet (och personen).

Att ge återkoppling när du inte är nöjd med resultatet i organisationen kan kännas svårare, men med några enkla minnesregler blir det enklare. Det viktigaste att komma ihåg är att återkoppling – när vi pratar om organisationer – handlar om att berätta om dina observationer för en människa så att hennes förmåga att nå sina mål ökas. På det sättet är återkoppling ett instrument för lärande och utveckling, och syftet är alltid att kommentera en prestation eller ett beteende – inte hur någon ”är”. Om syftet är att kritisera av någon annan anledning än att förbättra ett resultat, då handlar det inte om återkoppling.

Hur känns det då att få återkoppling? Många associerar återkoppling med kritik eller tillrättavisningar, och det är förmodligen därför som återkoppling är ett av de mest missförstådda och underutnyttjade verktygen. Rätt använd skapar återkoppling klarhet, förstärker framgångar och bygger förtroende. Det kräver medvetenhet och regelbundenhet för att verkligen stödja individens och organisationens mål.

När vi på [i.o.h] utbildar i ledarskap har vi alltid med återkoppling som ett av de viktigaste verktygen. Återkoppling hjälper till att bygga en kultur av öppenhet och lärande där både individer och organisationer kan växa.

Vad du som ledare kan göra:

1. Använd återkoppling som ett verktyg för utveckling och förbättring.
2. Skapa en miljö där öppen dialog och lärande är en naturlig del av arbetet.
3. Utvärdera hur återkopplingen fungerar, till exempel genom medarbetarenkäter, för att identifiera och genomföra förbättringar.

Att bemästra konsten att ge återkoppling är en grundförutsättning för att bli en framgångsrik ledare. Genom att använda återkoppling på rätt sätt kan du inte bara förbättra prestationer och resultat, utan också bygga en kultur av öppenhet, lärande och tillit.

 

Stefan Lundgren [i.o.h] Organisationsutveckling AB

stefan@ioh.se 070-509 09 95