Så undviker du dåliga beslut i gruppsammanhang

Pre-Mortem – en metod för att undvika dåliga beslut

Syftet

Ett Pre-Mortem är en enkel men kraftfull metod för att identifiera risker och svagheter i ett beslut innan det fattas. Till skillnad från en traditionell riskanalys, där deltagarna ofta är försiktiga med att kritisera förslaget, bygger Pre-Mortem på ett mentalt skifte:

Vi antar att beslutet redan har fattats – och att det har misslyckats fullständigt.

Uppgiften blir att analysera varför det gick fel. Denna fiktiva distans gör det lättare för människor att uttrycka farhågor, och den avväpnar hierarkier och prestige.

Bakgrund

Metoden utvecklades av Gary Klein, kognitiv psykolog och beslutsforskare, känd för sin forskning om naturligt beslutsfattande (Naturalistic Decision Making). Han upptäckte att grupper som gör post mortems efter ett misslyckande ofta kan peka på problem som egentligen var synliga redan innan beslutet togs – men som ingen vågade säga.

Pre-Mortem är alltså en förebyggande version av post mortem. I stället för att lära sig efteråt, lär man sig innan. I stället för att fråga "Varför gick det fel?" frågar man "Vad skulle kunna få det att gå fel?"

Varför det fungerar

Metoden bryter grupptänkande. Genom att alla får i uppgift att hitta orsaker till misslyckande skapas psykologisk trygghet för att tänka kritiskt. I stället för att framstå som negativ eller illojal mot beslutsfattaren, följer deltagaren bara instruktionen att föreställa sig ett misslyckande.

Pre-Mortem minskar också överdrivet självförtroende. Team tenderar att överskatta sannolikheten för framgång. Genom att föreställa sig att något redan gått fel tvingas gruppen till en mer realistisk syn på osäkerhet.

Metoden förbättrar dessutom planering och beredskap. Genom att kartlägga tänkbara orsaker till misslyckande kan gruppen vidta förebyggande åtgärder eller skapa en plan B.

Så gör du – steg för steg

1. Samla gruppen
   Deltagarna bör vara de som har kunskap, ansvar eller påverkan på beslutet eller projektet. Det fungerar bäst i grupper på fyra till tio personer.
2. Beskriv beslutet eller projektet
   Ledaren förklarar:
   "Vi tänker anta att beslutet redan är fattat och genomfört. Föreställ er nu att det har blivit ett fullständigt misslyckande."
   Ge en kort sammanfattning av vad beslutet handlar om, till exempel en ny strategi, produktlansering eller organisationsförändring.
3. Visualisera misslyckandet
   Be deltagarna ta några minuter tyst för sig själva och föreställa sig framtiden – till exempel ett år framåt. Det gick riktigt dåligt: målen uppnåddes inte, projektet stoppades, ekonomin rasade eller förtroendet förlorades.
4. Identifiera orsaker
   Var och en skriver individuellt ner alla tänkbara orsaker till varför det gick fel.
   Exempel: "Vi underskattade tidsåtgången", "Kommunikationen till medarbetarna var otydlig", "Vi tappade nyckelpersoner", "Tekniken fungerade inte i skala."
5. Dela och samla
   Deltagarna delar sina tankar en i taget. En facilitator eller någon i gruppen antecknar allt på tavla eller digitalt dokument utan att kommentera eller värdera.
6. Kategorisera och prioritera
   Samla liknande orsaker under gemensamma teman, till exempel planering, resurser, kommunikation eller kultur. Diskutera sedan vilka risker som är mest sannolika och mest allvarliga.
7. Identifiera åtgärder
   För varje prioriterad risk: diskutera hur den kan förebyggas eller mildras. Besluta vem som ansvarar för att hantera respektive risk.
8. Dokumentera och följ upp
   Skriv ner resultatet i en kort rapport eller i projektplanen. Använd listan som kontrollpunkt under genomförandet: har något av det vi förutsåg börjat hända?

När ska man använda Pre-Mortem

Metoden passar vid strategiska beslut eller större projekt där konsekvenserna av misslyckande är stora. Den är särskilt värdefull i ledningsgrupper, där den minskar självcensur och lojalitetsbias. Den kan också användas i innovationsarbete för att tidigt upptäcka brister i hypoteser eller antaganden.

Kortversion för ledare

Samla gruppen och beskriv beslutet.
Säg: "Det är ett år senare och projektet har misslyckats. Varför?"
Låt alla skriva individuellt.
Samla alla svar.
Diskutera, kategorisera, prioritera.
Gör en handlingsplan.
Avsluta med att fråga: "Vilka av dessa risker är vi beredda att leva med?"

 

Stefan Lundgren
i.o.h] Organisationsutveckling AB